Deze functionaliteit stelt een lener die lid is van bibliotheek A ook (gast-)lid te worden van bibliotheek B, - en dat terwijl bibliotheek B niet behoort tot hetzelfde bibliotheeknetwerk. Bibliotheek B kan zelfs een geheel andere bibliotheeksysteem gebruik dan bibliotheek A.
Om deze functionaliteit te realiseren zullen de twee bibliotheeksystemen (van bibliotheken A en B in ons voorbeeld) informatie moeten uitwisselen. Het communicatieprotocol dat hierbij wordt gebruikt is “web services” (gebaseerd op het zgn. SOAP-protocol).
Het voorbeeld gebruikt de elementen:
·
Klant X is lid in Bibliotheek A
·
Bibliotheek A is de “thuisbibliotheek” van de klant
· Bibliotheek B is “gastbibliotheek” van de klant
De (erg verkorte) workflow ziet er als volgt uit:
1.
Klant X is een geldig lid in Bibliotheek A.
2.
Klant X wil zich als lid laten registeren in Bibliotheek B. Hij toont zijn lenerskaart en geeft aan dat hij lid is bij Bibliotheek A.
3.
De klant wordt ingeschreven bij Bibliotheek B via een specifieke workflow. Als onderdeel van deze workflow zal het systeem (via een zgn. web service) gegevens i.v.m. de klant ophalen uit het lenersrecord zoals dat geregistreerd staat in de database van Bibliotheek A. Het systeem van Bibliotheek A zal ook controleren of de lener een geldig lidmaatschap heeft, of hij geblokkeerd is en of hij deel mag nemen aan het fysiek gastlenen. Als alles voorspoedig verloopt wordt de klant gastlid bij Bibliotheek B.
4.
De klant is nu een geldig lid van Bibliotheek B en kan daar ook materialen lenen. Deze uitleningen zullen zich bij Bibliotheek B gedragen als “normale” uitleningen. Echter, de uitleengegevens worden ook verstuurd naar Bibliotheek A (via de web service) en worden daar de in de database opgeslagen. Bibliotheek A zal de uitleningen die gebeurd zijn bij Bibliotheek B ook tonen in de volgende gevallen:
·
in de client-interface: het systeem toont de uitleningen die in de gastbibliotheek zijn gebeurd met een specifieke markering;
·
in de Web OPAC gebruikersactiviteiten: het systeem toont de uitleningen in de gastbibliotheek, maar verlengingen van die uitleningen zijn niet mogelijk;
·
op uitleenbonnen: het systeem zal de uitleningen tonen en aangeven dat ze elders zijn geleend.
Hierbij geldt verder het volgende:
·
uitleningen gerealiseerd in (gast-)Bibliotheek B worden getoond in Bibliotheken B en A
·
uitleningen gerealiseerd in (gast-)Bibliotheek C worden getoond in Bibliotheken C en A.
·
uitleningen gerealiseerd in (thuis-)Bibliotheek A worden alleen daar getoond.
5.
Alle verdere acties met betrekking tot rappels, rekeningen e.d. worden uitgevoerd door de gastbibliotheek (Bibliotheek B).
6.
De klant kan het exemplaar dat is uitgeleend in Bibliotheek B terugbrengen in zowel de gastbibliotheek (B) als in de thuisbibliotheek (A). De afhandeling gebeurt dan op basis van de parameters in de lokale bibliotheek (dus de bibliotheek waar het materiaal wordt ingeleverd). [Materialen geleend in de thuisbibliotheek (A) kunnen alleen daar worden ingeleverd, dus niet in gastbibliotheek B. Materialen geleend in een andere gastbibliotheek (C) kunnen eveneens niet in gastbibliotheek B worden ingeleverd.]
7.
Gedurende de “levenscyclus” van de uitlening zullen gast- en thuisbibliotheek op regelmatige tijdstippen uitwisselen over de klant en de uitgeleende exemplaren. De uitgewisselde informatie omvat o.a. een update van NAW-gegevens, een update van de blokkeerstatus, updates i.v.m. verlengingen of herinneringen, enz.
·
Fysiek gastlenen gebruikt een gedecentraliseerd concept, m.a.w. er is geen centrale server waarop alle “gastuitleningen” worden geregistreerd. “Gastuitleningen” worden opgeslagen bij zowel de gast- als de thuisbibliotheek.
·
De thuisbibliotheek heeft een volledig overzicht van alle uitleningen (dus bij alle gastbibliotheken).
·
De gastbibliotheek heeft alleen een overzicht van zijn “eigen” uitleningen.
·
Web services worden gebruikt om berichten uit te wisselen tussen gast- en thuisbibliotheek. Dit houdt in dat zowel gast- als thuisbibliotheek een operationele toegang voor web services moeten hebben.
·
Het systeem voorziet de mogelijkheid dat er tussen gast- en thuis-bibliotheken een “broker” actief is, die als “middleware” fungeert voor alle berichtenverkeer. Het grote voordeel van deze oplossing is dat de individuele systemen van de locale bibliotheken alleen maar hoeven te communiceren met één server (de “provider”) i.p.v. met tientallen individuele systemen. Dit maakt de architectuur makkelijker te onderhouden.
·
Informatie over ISIL-codes, IP-adressen en andere parameters zullen opgeslagen worden op het centrale systeem van de provider. Deze server is bereikbaar via web services voor het ophalen van de nodige informatie i.v.m. ISIL-codes e.d.
·
In principe kan fysiek gastlenen alleen binnen één land worden gebruikt.
Zie de help van AFO 481 – Diversen – Fysiek gastlenen voor een toelichting op de bijbehorende parameters.
Deze sectie beschrijft de stappen behorend bij het inschrijven van leners.
Als een klant zich wil laten inschrijven in een gastbibliotheek (AFO 431) zal de workflow er als volgt uitzien. De aanname is dat de klant aan de bibliotheek (het personeelslid) aangeeft dat hij klant bij een andere bibliotheek (de thuisbibliotheek) is en dat hij zich wil registreren als gastlener.
1.
Het system zal een algemene parameter controleren (voor het systeem in kwestie) die aangeeft dat fysiek gastlenen wordt ondersteund (aan de kant van de gastbibliotheek dus). Als dit waar is, dan zal de invoerdialoog waar de lener zijn lenersnummer opgeeft een extra veld bevatten, nl. “Gastlener”.
2. Als de “Gastlener” checkbox wordt aangevinkt, zal het systeem proberen om uit de barcode van de lener de ISIL van zijn thuisbibliotheek te achterhalen. Dit gebeurt door een controle van parameters die lokaal zijn opgeslagen en van parameters die op een centrale server zijn opgeslagen. Als het niet mogelijk is de ISIL-code op die manier af te leiden uit de ingevoerde barcode, dan zal het systeem dit melden en nadien een input form tonen waarbij het personeelslid een keuze kan maken uit de beschikbare ISIL-codes (d.w.z. de beschikbare bibliotheken).
3. Als een geldige ISIL-code gevonden is, dan toont het systeem de volgende boodschap. Het personeelslid kan nu alsnog de invoerprocedure afbreken of verder gaan met de inschrijving.
4.
Het systeem van de gastbibliotheek zal zich nu (achter de schermen) verbinden met het systeem van de thuisbibliotheek om diverse zaken te controleren.
Is de ingevoerde barcode bekend?
Doet de gecontacteerde thuisbibliotheek mee aan fysiek gastlenen?
Is de lenerscategorie van de lener in de thuisbibliotheek een categorie die mag participeren aan het fysiek gastlenen?
Is het lenersrecord geblokkeerd? (Hierbij kan er sprake zijn van verschillende soorten blokkades. Deze worden toegelicht in het hoofdstuk over parameters. Globaal kan de thuisbibliotheek bepalen welke blokkeertypes leiden tot uitsluiting van de lener voor het fysiek gastlenen. Dit omvat o.a. manuele blokkades, automatische blokkades en een specifieke blokkade voor het fysiek gastlenen.)
In alle gevallen wordt er een foutboodschap getoond als een test niet succesvol verloopt. De klant kan dan niet als gastlener worden ingevoerd.
5. Als de bovenstaande controle wel succesvol verloopt, zal de thuisbibliotheek een subset van gegevens uit het lenersrecord versturen naar de gastbibliotheek. Deze gegevens worden getoond in het standaard formulier voor invoer van een lener. Het personeelslid in de gastbibliotheek kan de overgenomen gegevens dan controleren en eventueel aanvullen. Het is niet mogelijk een aantal velden te wijzigen; deze zijn ontleed aan de thuisbibliotheek en kunnen alleen daar worden aangepast (bijv. naam en adres). Ook bevat het formulier een aantal gegevens die bij een “normale” invoer niet voorkomen.
De gastlener kan worden ingevoerd met om het even welke geldige lenerscategorie (van de gastbibliotheek). De gastbibliotheek kan hiervoor zijn “gewone” lenerscategorieën gebruiken of dat het hiervoor één of meerdere categorieën specifiek gebruikt. Dit wordt bepaald door de gastbibliotheek.
De gastbibliotheek kan vastleggen welke lenerscategorieën gebruikt mogen worden voor gastleners.
Er gebeurt geen conversie (“mapping”) van de lenerscategorie in de thuisbibliotheek naar de lenerscategorie in de gastbibliotheek.
Zoals al vermeld bevat het lenersrecord van de gastlener informatie die ontleend is uit het systeem van thuisbibliotheek. Deze informatie kan niet worden gewijzigd door de gastbibliotheek. Dit geldt met name voor naam en adres. Als er geprobeerd wordt deze velden toch te wijzigen in de gastbibliotheek, dan zal het systeem een foutboodschap tonen.
In het lenersrecord in de gastbibliotheek zal duidelijk zichtbaar zijn dat het om een gastlener gaat.
In de groep “Gastlenen” worden de volgende gegevens getoond:
-
ISIL-code van de thuisbibliotheek
-
naam van de thuisbibliotheek
-
inschrijfdatum in de gastbibliotheek
-
laatste controledatum blokkeerstatus bij thuisbibliotheek
-
laatste controledatum gegevens bij thuisbibliotheek.
De inschrijfdatum, de laatste verlengdatum en de vervaldatum van de gastlener worden allemaal overgenomen van de thuisbibliotheek. Deze datums kunnen niet worden gewijzigd in de gastbibliotheek. In principe mogen de andere velden wel worden gewijzigd. Dit geldt bijv. ook voor velden als “Mag lener worden benaderd voor marketingdoeleinden?”. Hierdoor wordt het dus mogelijk dat er op dit vlak een andere situatie ontstaat in de gastbibliotheek dan in de thuisbibliotheek. De inschrijfdatum in de gastbibliotheek wordt apart vermeld van de inschrijfdatum in de thuisbibliotheek (zie de net vermelde groep “Gastlenen”). Als vervaldatum van de pas geldt altijd de datum zoals hij geregistreerd staat in de thuisbibliotheek.
De klant hoeft geen contributie te betalen; dit is één van de centrale concepten van het fysiek gastlenen. De gastbibliotheek kan echter wel, indien ze dat wenst, inschrijfkosten aanrekenen. Hierbij gelden de gewone parameters (per lenerscategorie) m.b.t. inschrijfgeld (m.a.w. er is geen inschrijfgeld specifiek voor fysiek gastlenen. [Aangezien de gastbibliotheek echter de mogelijkheid heeft bepaalde lenerscategorieën specifiek voor gastleners te gebruiken, is het toch mogelijk specifieke regels hiervoor te hanteren.]
De gastbibliotheek kan zijn eigen “blokkades” (bijv. manuele blokkades) hanteren. Blokkades in de gastbibliotheek worden NIET naar de thuisbibliotheek verstuurd. Als geacht wordt dat dit noodzakelijk is, dan moet dit pragmatisch / procedureel buiten het bibliotheeksysteem worden opgelost (bijv. via email of telefoon).
Als de data-uitwisseling tussen thuis- en gastbibliotheek gegevens overstuurd die in de gastbibliotheek niet worden gebruikt (m.a.w. geen plaats hebben in het lenersrecord), dan worden deze genegeerd. [Gezien het soort gegevens dat wordt uitgewisseld, is het onwaarschijnlijk dat deze situatie zal optreden. Een (fictief) voorbeeld zou bijv. kunnen zijn dat de thuisbibliotheek een emailadres stuurt naar een gastbibliotheek die geen emailadressen opslaat.]
Aangezien thuis- en gastbibliotheek hun lenersgegevens anders georganiseerd kunnen hebben, zal het soms noodzakelijk zijn de lenersgegevens te “mappen” (converteren) tussen de twee systemen. Een voorbeeld hiervan is: de thuisbibliotheek slaat straat en huisnummer op in één veld, maar de gastbibliotheek slaat het huisnummer op in een apart veld (of omgekeerd). Als een dergelijke situatie optreedt zullen de gegevens worden geconverteerd, wat waarschijnlijk niet altijd 100% goede resultaten zal opleveren.
Een gastlener zal (in de gastbibliotheek) niet “meelopen” in processen die betrekking hebben op (de vernieuwing van) abonnementen. Dit omvat processen als het versturen van acceptgiro's en automatisch incasso's. Alle financiële aspecten van abonnementen zullen worden afgehandeld door de thuisbibliotheek.
Er zijn geen technische limieten die de gastbibliotheek verhinderen om gastleners te benaderen voor marketingdoeleinden. Bibliotheken kunnen uiteraard wel gentlemen's agreements hierover afspreken als zij niet willen dat gastbibliotheken actief gastleners benaderen voor bijv. wisselingen van abonnementen. Dit wordt echter niet door het systeem afgedwongen.
Elke individuele bibliotheek kan beslissen of het opslaan de leengeschiedenis bij een gastlener wel of niet gebeurt. Met andere woorden: de gastbibliotheek erft niet de instellingen hieromtrent van de thuisbibliotheek.
Als een gastlener geschrapt wordt (in de gastbibliotheek), dan zal het systeem een bericht versturen naar de thuisbibliotheek. De thuisbibliotheek zal n.a.v. dit bericht zijn informatie bij de lener updaten (en dus verwijderen dat hij een gast is in de gastbibliotheek in kwestie).
Op het moment dat een gastlener wordt geregistreerd in de gastbibliotheek stuurt de gastbibliotheek een bericht naar de thuisbibliotheek. Dit bericht stelt de thuisbibliotheek in staat te registreren in welke gastbibliotheek (gastbibliotheken) de lener lid is. De thuisbibliotheek slaat ook op op welke datum de lener lid geworden is in de gastbibliotheek in kwestie. [Hierbij is het uiteraard mogelijk dat een lener gastlid is in meerdere gastbibliotheken.]
Op het detailscherm bij een lenersrecord kan worden bekeken in welke gastbibliotheken de lener lid is. Het systeem toont voor elke gastbibliotheek de ISIL-code, de naam van de bibliotheek en de datum waarop de lener lid geworden is in de gastbibliotheek.
Het is niet mogelijk een lener te schrappen als hij nog uitleningen heeft in een gastbibliotheek.
Als naam- of adresgegevens wijzigen in de thuisbibliotheek wordt er niet online en onmiddellijk een update naar elke gastbibliotheek gestuurd. Dit zal periodiek gebeuren via een batchproces. Dit gebeurt op basis van een update-verzoek dat uitgaat van de gastbibliotheek, m.a.w. het is de gastbibliotheek die bepaalt hoe vaak een dergelijke controle gebeurt. Als gevolg van een dergelijke update-verzoek zal de thuisbibliotheek gewijzigde gegevens versturen naar de gastbibliotheek. Deze zal de bestaande gegevens in het lenersrecord overschrijven met de nieuwe (gewijzigde) gegevens. (Zie ook de eerder gemaakte opmerkingen m.b.t. het updaten van gegevens.)
De thuisbibliotheek heeft de mogelijk om een lener te blokkeren specifiek voor gastlenen. Dit gebeurt op het formulier dat gebruikt wordt om individuele leners te blokkeren (in het lenersrecord in AFO 431, Lenersadministratie):
Als de gastlener geschrapt wordt in de thuisbibliotheek dan wordt er een bericht verstuurd naar de gastbibliotheek. Dit zal de gastbibliotheek in staat stellen de lener uit zijn administratie te schrappen, of de lener als “te schrappen” te markeren als het niet mogelijk is het record te schrappen. Dit laatste zal voorkomen dat de lener nog kan lenen in de gastbibliotheek.
Deze sectie beschrijft de stappen behorend bij het uitleenproces in de gastbibliotheek.
Als de gastlener een material leent in de gastbibliotheek dan wijkt de workflow enigszins af van de “standaard” uitleningen. De workflow ziet er als volgt uit:
·
Als een gastlener geïdentificeerd wordt, dan wordt er GEEN (online) communicatieproces met de thuisbibliotheek geïnitieerd. De aanname is dat een dergelijke communicatie te “kostbaar” is vanuit performance-oogpunt en bovendien functioneel niet relevant genoeg. Met andere woorden: een dergelijke communicatie zal voor een onnodige vertraging zorgen (waarschijnlijk nog het meest bij doe-het-zelf-apparaten). [Indien gewenst kan het systeem van de gastbibliotheek een update van de status van al zijn gastleners opvragen bij de thuisbibliotheken in een periodiek batchproces.]
·
Het daadwerkelijke uitlenen van de materialen aan een gastlener gebeurt via de standaarduitleenmodule (AFO 411). De uitlening wordt in het systeem van de gastbibliotheek geregistreerd als een “standaard” uitlening. Het uitlenen gebeurt volledig op basis van de parameters van de gastbibliotheek. De parameters van de thuisbibliotheek van de gastlener spelen hierbij geen enkele rol. Dit komt het duidelijkst tot uiting bij het berekenen van de maximum aantallen, die namelijk bepaald worden volledig op basis van de parameters van de gastbibliotheek en onafhankelijk van het actuele aantal uitleningen die de lener op dat moment heeft in zijn thuisbibliotheek (of in andere gastbibliotheken waar hij lid is en mogelijk ook uitleningen geregistreerd heeft). Dit laatste kan dus betekenen dat iemand die lid is in bijvoorbeeld vijf verschillende bibliotheken (zijn thuisbibliotheek en vier gastbibliotheken) bij elke bibliotheek een eigen / apart aantal uitleningen zal hebben. Er wordt geen “gezamenlijk” maximum aantal uitleningen bijgehouden.
·
Nadat de uitleensessie afgelopen is zal het systeem van de gastbibliotheek een bericht sturen naar het systeem van de thuisbibliotheek. Het uitgeleende exemplaar zal in de thuisbibliotheek worden toegevoegd aan het exemplaarbestand en de status van het exemplaar zal op “uitgeleend” worden gezet. In de thuisbibliotheek zal vanaf dan ook zichtbaar zijn dat de lener het exemplaar heeft uitgeleend. In grote lijnen zijn hierbij dezelfde of gelijkaardige gegevens zichtbaar als bij een “gewone” uitlening.
· Alle verdere behandeling van het uitgeleende exemplaar zal gebeuren door de gastbibliotheek. Dit geldt voor o.a. verlengingen, herinneringen, rekeningen. Het system van de gastbibliotheek zal op regelmatige tijdstippen het systeem van de thuisbibliotheek updaten met de acties (verleningen, herinneringen, rekeningen) die worden uitgevoerd in de gastbibliotheek. Deze updates gebeuren niet online, maar als onderdeel van een periodiek proces.
Als de status van een exemplaar in de gastbibliotheek verandert (met name als de vervaldatum verandert), dan zal de gastbibliotheek een update sturen naar de thuisbibliotheek. Deze updates gebeuren niet online, maar als onderdeel van periodieke batchprocessen.
Voor de duidelijkheid: de hierboven vermelde communicatie gebeurt alleen van de gastbibliotheek richting thuisbibliotheek. Met andere woorden: uitleningen die gebeuren in de thuisbibliotheek worden niet verstuurd naar de gastbibliotheek (gastbibliotheken).
Exemplaren die uitgeleend zijn in de gastbibliotheek zijn zichtbaar in de lijst van uitgeleende exemplaren bij de thuisbibliotheek. Ze kunnen daar echter niet worden verlengd of gereserveerd.
Aangezien het erg onwaarschijnlijk is dat gastbibliotheek en thuisbibliotheek dezelfde objectcategorieën gebruiken, zal er een “mapping” van objectcategorieën plaatsvinden. Als een dergelijke mapping niet gedefinieerd is, zal een “default” objectcategorie worden gebruikt. (Zie elders in dit document voor de beschrijving van deze parameters.)
De thuisbibliotheek zal (indien relevant) in zijn transactiebestand transactiegegevens opslaan voor alle boodschappen die ontvangen worden van het gastsysteem. De doelstelling hiervan is uiteraard dat de nodige rapporten en statistieken kunnen worden gegenereerd.
Als er bij de uitlening leengeld wordt aangerekend, dan wordt deze aangerekend op de locatie waar de uitlening gebeurt (de gastbibliotheek) en niet bij de thuisbibliotheek.
Een exemplaar dat aan een gastlener is uitgeleend kan niet worden gewijzigd (er kunnen bijv. geen bezitsgegevens worden gewijzigd).
Uitleningen die gebeurd zijn in de gastbibliotheek zijn ook zichtbaar in de lijst van uitleningen in de gebruikersactiviteiten bij de thuisbibliotheek. Ze kunnen daar niet worden verlengd of gereserveerd.
Deze sectie beschrijft de stappen behorend bij het innameproces in de gastbibliotheek.
Exemplaren die uitgeleend werden in de gastbibliotheek kunnen op twee plaatsen worden ingeleverd: enerzijds in de gastbibliotheek waar de uitlening plaatsvond en anderzijds in de thuisbibliotheek. Als een lener dus gastlid is in twee bibliotheken (A en B), dan kan hij exemplaren geleend in gastbibliotheek A inleveren in bibliotheek A en in de thuisbibliotheek, en exemplaren geleend in gastbibliotheek B in bibliotheek B en in de thuisbibliotheek. Innames in de thuisbibliotheek worden beschreven in het volgende hoofdstuk. Dit hoofdstuk behandelt alleen innames in de gastbibliotheek. De innames kunnen uiteraard gebeuren op een doe-het-zelfstation en op een personeelsstation.
De workflow ziet er als volgt uit:
·
Het exemplaar wordt ingeleverd in de gastbibliotheek. Dit is een standaard-inname, wat inhoudt dat bijv. de boeteberekening gebeurt op basis van de parameters van de gastbibliotheek.
·
De gastbibliotheek stuurt een bericht naar de thuisbibliotheek. De thuisbibliotheek verwijdert de exemplaar uit de lijst van uitgeleende exemplaren bij de lener in kwestie.
Als een exemplaar wordt ingeleverd in de gastbibliotheek, dan ontvangt de thuisbibliotheek een bericht dat aangeeft dat het exemplaar is ingeleverd.
Het exemplaar wordt verwijderd uit de lijst van uitgeleende exemplaren bij de lener.
Het exemplaar wordt verwijderd uit het exemplarenbestand van de thuisbibliotheek.
Transacties zullen (indien relevant) worden opgeslagen in het transactiebestand van de thuisbibliotheek.
Deze sectie beschrijft de stappen behorend bij het innameproces in de thuisbibliotheek.
Exemplaren die uitgeleend werden in de gastbibliotheek kunnen ook worden ingeleverd in de thuisbibliotheek. De innames kunnen zowel op een doe-het-zelf-apparaat als op een personeelswerkstation plaatsvinden. De workflow ziet er als volgt uit:
1.
Het exemplaar wordt teruggebracht in de thuisbibliotheek. Het systeem zal herkennen dat het exemplaar uitgeleend werd in de gastbibliotheek en zal een bevestiging vragen (“Het exemplaar werd uitgeleend in gastbibliotheek [Naam van de bibliotheek]. Wilt u verdergaan?”). [Als de inname gebeurt op een doe-het-zelf-apparaat, wordt een dergelijke boodschap niet getoond, omdat de diverse doe-het-zelf-systemen deze functionaliteit niet zullen ondersteunen. De exacte melding is afhankelijk van het doe-het-zelf-apparaat in kwestie.]
2.
Als de inname gebeurt op een doe-het-zelf-station zal een bericht verschijnen dat het exemplaar in een aparte sorteerbak gestopt moet worden.
3.
Het exemplaar wordt bij de thuisbibliotheek verwijderd uit de lijst van uitgeleende exemplaar bij de lener.
4.
De thuisbibliotheek stuurt een bericht naar de gastbibliotheek waar het exemplaar uitgeleend werd. Dit stelt de gastbibliotheek in staat het exemplaar ook in te nemen in zijn administratie. Bovendien zal de gastbibliotheek de status van het exemplaar veranderen in “in beweging”.
Afgezien van de situatie die beschreven werd in de vorige paragraaf zijn er geen bijzonderheden met betrekking tot doe-het-zelf-apparatuur. Innames op een doe-het-zelf-station worden op een gelijkaardige manier behandeld als innames op personeelswerkstations.
De boeteberekening gebeurt op basis van de parameters van de locatie waar het exemplaar wordt ingeleverd (“de lokale regels zijn van toepassing”). Dit kan impliceren dat een inname in de thuisbibliotheek (A) resulteert in een boetebedrag dat toekomt aan de thuisbibliotheek (A), terwijl het exemplaar is uitgeleend door de gastbibliotheek (B). Er zal geen poging worden ondernomen om dergelijke situaties op te lossen, met name omdat de aanname is dat dergelijke situaties slechts zelden zullen optreden. Er wordt dus geen “reconciliation” of “clearing house” functionaliteit geïmplementeerd.
Rappels en herinnering worden verstuurd door de gastbibliotheek (“de lokale regels zijn van toepassing”).
De bovenstaande regels en werkwijze kan in specifieke situaties resulteren in bijzondere gevolgen. Neem bijvoorbeeld de volgende situatie in overweging:
·
De gastlener leent exemplaar X in gastbibliotheek A.
·
Hij brengt het exemplaar niet terug ondanks meerdere herinneringen. Dit resulteert uiteindelijk in een rekening die verstuurd wordt door bibliotheek A.
·
De lener brengt het exemplaar uiteindelijk toch terug in zijn thuisbibliotheek B.
·
De boeteberekening gebeurt op basis van de regels van de bibliotheek waar de inname gebeurt (B).
·
De lener betaalt de boete in bibliotheek B.
·
Het resultaat van dit alles ide dat de rekening (boekvergoeding) die in bibliotheek A in het systeem staat opgeslagen nog steeds zal bestaan in bibliotheek A.
De aanname is dat zulke situaties slechts zeer, zeer zelden zullen optreden, en daardoor niet opgelost hoeven te worden door de bibliotheeksystemem. Dergelijke situaties moeten pragmatisch (procedureel, buiten het bibliotheeksysteem) worden opgelost.
AFO 447 wordt gebruikt voor de batch processen die periodiek kunnen worden gedraaid om respectievelijk leners- en uitleengegevens te updaten.
Het wordt aanbevolen deze processen dagelijks uit te voeren (bij voorkeur als onderdeel van de nachtwaker).
Nadat deze AFO is gestart verschijnt een menu scherm:
De opties worden hieronder beschreven.
De update van lenersgegevens moet worden gestart in de gastbibliotheek
en vraagt voor elke gastlener een update aan de thuisbibliotheek. De update omvat:
·
een update van de gegevens uit het lenersrecord (adres, woonplaats, …)
·
een update van de blokkeerstatus
·
een update van de lenersbarcode.
Nadat deze optie is gekozen verschijnt het standaard scherm voor het uitvoeren van processen.
De update van uitleengegevens moet worden gestart in de thuisbibliotheek en vraagt voor elke uitlening die in een gastbibliotheek is gebeurd een update aan de gastbibliotheek. De update omvat:
·
een update van de uitleentermijn.
· Document control - Change History
|
Version |
Date |
Change description |
Author |
|
1.0 |
July 2009 |
creation, new AFO |
|